Jak to działa? ARCUS KYOCERA MDS wykorzystuje proces Oceny, Projektowania, Implementacji, Zarządzania i Optymalizacji, aby precyzyjnie określić koszty produkcji dokumentów, dostosować środowisko obiegu dokumentów do profilu działalności firmy, a w konsekwencji ograniczyć koszty i zwiększyć wydajność i efektywność systemu. Korzyści z wdrożenia rozwiązania Arcus Kyocera MDS:

• Znaczące zmniejszenie kosztów produkcji dokumentów;
• Kompletna przejrzystość kosztów;
• Jeden kontakt do obsługi systemu dokumentów;
• Wzrost wydajności poprzez redukcję przestoju i optymalizację systemu;
• Poprawa bezpieczeństwa obiegu dokumentów;
• Zmniejszenie negatywnego wpływu na środowisko naturalne.

Na szczególną uwagę zasługuje Altar Enterprise Content Management, rozwiązanie które stanowi "bank informacji o działaniu naszej firmy". System integruje dane z różnych źródeł i prezentuje je w postaci pozwalającej na wygodną analizę. Zapewnia przechwytywanie różnego rodzaju dokumentów, zarządzanie nimi i archiwizację. Wspiera procesy zarządzania (np. poprzez wgląd w zadania/projekty realizowane przez pracowników/zespoły, ich czas pracy, efektywność, terminowość) oraz procesy biznesowe z nimi skojarzone (np. prowadzone projekty, proces sprzedaży, wytwarzania, zamówień). Zakres współpracy z Altar obejmuje: analizę przedwdrożeniową, projektowanie, development, wdrożenie, integrację z systemami dziedzinowymi, szkolenia, asystę techniczną oraz rozwój oprogramowania. Wśród klientów Altar korzystających z ich rozwiązań można wymienić: Orange, nc+, empik, Bank Pocztowy, BIK S.A., wydawnictwa Szkolne i Pedagogiczne, PZU, Multimedia, LuxMed.

NND Process – system do mapowania procesów – autoryzowany dostęp do poszczególnych procesów - zabezpieczanie przed nieuprawnionymi modyfikacjami, możliwość tworzenia wielu poziomów procesów - od procesów głównych poprzez podprocesy, aż do pojedynczych działań i czynności, możliwość definiowania informacji o procesach takich jak: dane wejściowe i wyjściowe, właściwości procesu, uczestnicy, dokumenty i formularze itd., możliwość definiowania i prezentacji wskaźników i mierników procesów, integracja z aplikacjami wchodzącymi w skład systemu NND INTEGRUM oraz z innymi zewnętrznymi systemami informatycznymi np. klasy ERP, możliwość eksportu map procesów - pełna kontrola widoku wydruku, rozbudowany edytor graficzny pozwalający na rozrysowanie procesu wg wcześniej obranych założeń, łatwe i szybkie rysowanie schematów graficznych w przyjaznym dla użytkownika narzędziu, wersjonowanie procesów. NND Audit – system do zarządzania auditami – możliwość sprawnego zaplanowania i przeprowadzenia auditów - automatycznie powstający harmonogram auditów podczas planowania, możliwość skorzystania z bazy wiedzy powstałej podczas przeprowadzania auditów wcześniejszych (cel, obszar, pytania, niezgodności, skuteczność działań), autoryzowany dostęp użytkowników do procesu auditu w ramach przydzielonych uprawnień, automatyzacja tworzenia planu auditu, pomocne listy wyboru: auditorów wewnętrznych, auditowanych celów, pytań auditowych itd., tworzenie listy pytań na podstawie wskazanego obszaru auditowania wg procesu, komórki organizacyjnej lub innego zdefiniowanego zakresu, przeprowadzenie auditu, odnotowywanie odpowiedzi, dowodów i wniosków z auditu w formie elektronicznej, możliwość załączania dowodów w formie dowolnych plików w postaci skanów, zdjęć, dokumentów, automatyczne generowanie monitów przypominających zainteresowanym osobom o wykonaniu czynności związanych z auditem, automatyczne generowanie informacji o audicie zainteresowanym osobom, automatycznie generowany raportu z auditu, współpraca z innymi modułami programu NND Integrum takimi jak dokumenty czy procesy, możliwość zgłoszenia niezgodności lub spostrzeżeń powstałych podczas auditu do modułu nadzorującego niezgodności i działania, przyjazny kreator raportów umożliwiający samodzielne i wszechstronne tworzenie rejestrów i raportów oraz przeprowadzenie analizy z wyników danych auditów. NND Claims – system do zarządzania niezgodnościami – możliwość wypełniania elektronicznych kart niezgodności, spostrzeżeń, reklamacji, możliwość przypisania i planowania ścieżek realizacji działań (np. korygujących, zapobiegawczych czy korekcyjnych), budowa workflow - nadawanie uprawnień i wyznaczanie osób odpowiedzialnych za poszczególne etapy realizacji działań, automatycznie generowane monity przypominające pracownikom o realizacji poszczególnych etapów działań, automatycznie generowana informacja zwrotna na temat wywiązania się pracowników z przydzielonych zadań, automatyczne przypominanie o spóźnieniach, możliwość wydruku raportów z przeprowadzonych działań naprawczych i doskonalących, ocena trafności i skuteczności podjętych działań, kontrola czasu realizacji poszczególnych działań, szybkie wyszukiwanie niezgodności, działań lub reklamacji, przyjazny kreator raportów umożliwiający samodzielne i wszechstronne budowanie dowolnych rejestrów i statystyk, analiza danych. Moduł wspomagający obieg dokumentacji zewnętrznej: NND DOC – system do zarządzania i obiegu dokumentów zewnętrznych – definiowanie typów dokumentów przychodzących (wygląd formatki rejestrującej dokument, szablony obiegów, standardowe uprawnienia), automatyczna rejestracja dokumentu do programu bezpośrednio z urządzenia skanującego, graficzny i bardzo prosty w obsłudze interfejs, definiowanie ścieżki obiegu dokumentu (workflow) za pomocą metody drag&drop, przypisywanie ról, czasów reakcji oraz odpowiedzialnych osób lub funkcji do każdego kroku procesu, możliwość definiowania tzw. szablonów uprawnień pozwalających określać standardowe obiegi dokumentów, znajdowanie dowolnego dokumentu w kilka sekund np. poprzez drzewko segregatorów, narzędzie znajdź/wybierz, tzw. szybkie wyszukiwanie, archiwizacja dokumentów: łatwy i szybki dostęp do dokumentów archiwalnych, możliwość grupowania dokumentów w sprawy, projekty, grupy, automatyczne tworzenie się rejestrów: rejestru pism wychodzących i przychodzących, rejestru spraw, rzeczowego wykazu akt itp. kontrola i nadzór nad czasem dokonywania poszczególnych zatwierdzeń, przeglądów, opinii możliwość współpracy z innymi programami zewnętrznymi np. systemem finansowo księgowym w przypadku faktur czy też programem klasy ERP w przypadku zleceń lub zamówień. Moduł wspomagający tworzenie elektronicznych formularzy: NND Dynamic – kreator elektronicznych formularzy – przyjazny dla użytkownika i prosty w obsłudze projektant elektronicznych formularzy, rozmieszczenie pól metodą drag&drop, dowolność w definiowaniu ilości statusów i pól formularza na każdym z nich, pełne możliwości formatowania stylu formularza, definicja zakładek formularza, rozmieszczenie przycisków stertujących, przypisanie pól z bazy danych, definicja akcji przycisków, łatwe definiowanie ścieżki obiegu, uprawnionych oraz sposobu i treści powiadomień, możliwość relacyjnego łączenia formularzy ze sobą, możliwość podłączenia pod formularze źródeł danych z innych zewnętrznych systemów (współpraca z ERP, HR, FK itd.), definiowanie i publikacja raportów w postaci tabel, terminarzy, wykresów.

Przykładowe procesy obsługiwane na platformie Workflow BOS MANAGER:

• Administracja: obieg korespondencji, centralny rejestr umów, rejestr urządzeń, zgłoszenia serwisowe;
• Finanse: zamówienia wewnętrzne, obieg faktur, monitorowanie wykorzystania budżetów, monitorowanie wykorzystania umów;
• Sprzedaż: CRM, systemy handlowo-transakcyjne, obsługa reklamacji, portal dostępu dla kontrahentów;
• Kadry: obieg wniosków urlopowych, obieg delegacji, rozliczanie czasu pracy, teczki pracowników, baza wiedzy, portal pracowniczy (ogłoszenia, zaświadczenia, paski wypłat);
• Zarządzanie: zlecanie zadań i monitorowanie stopnia wykonania, teczki projektów i zarządzanie projektami, raporty, elementy Business Intelligence.